オフィス移転・リニューアルに役立つコラム
オフィス移転の準備はいつから始めればいい？
通常の事業を継続しつつ、移転の準備を滞りなくすすめ、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。
移転スケジュールは9ヶ月以上を想定しましょう。
オフィスの移転にかかる期間は、新たなオフィス物件の検索から現オフィスの退去（原状回復工事含む）までを考えると、少なくとも「9ヶ月」以上の期間を設けましょう。
移転スケジュールを大きく分けると、以下の4段階に分けられます。
1.物件検索
2.レイアウト・内装プランニング
3.入居工事
4.引越・原状回復工事
またオフィス移転は、3月、9月の時期に集中しやすい傾向があります。
この時期は繁忙期でもあり引っ越し費用も高くなりがちです。特別な理由がないのであれば避けるのも費用を抑えるために重要です。ただ、どうしてもこの時期に移転を実施するのであれば、繁忙期に差し掛かる前には業者の選定をしておかなくてはなりません。
オフィス移転は、以下のようなスケジュールで進めていきましょう。
・【引越8ヶ月前~引越6ヶ月前】物件検索
・【引越6ヶ月前~引越2ヶ月前】レイアウト・内装デザインのプランニング
・【引越2ヶ月前~引越】入居工事~原状回復工事
・【引越~1ヶ月後】引越~退去
１【引越8ヶ月前~引越し6ヶ月前】物件検索
移転8ヶ月前から6ヶ月前の期間は、以下のような段取りが必要になります。
・オフィスの解約手続き
・原状回復工事の内容確認
・物件条件の選定
解約通知は、6ヶ月前に出すのが一般的です。しかし、物件によって期間の設定はさまざまです。移転の検討を始めたら、まずは入居中のオフィスの賃貸借契約書を確認しましょう。
契約満了よりも前に解約を希望する場合は、契約書の「中途解約条項」をチェックしましょう。違約金が発生する場合があります。
また、解約通知書には、「原状回復後、オフィスの明け渡しが完了する期日」も記載します。それまでに必要な作業を終えられるよう作業を進めましょう。
※定期借家契約の場合、途中解約はできないことが多いため注意が必要です。
原状回復工事の内容確認について
賃貸物件の入居者には、退去時に借主の費用負担で入居当初の状態に戻す「原状回復義務」が課せられています。賃貸借契約書に詳細内容が記載されているので、移転検討の際には内容を把握しておくようにしましょう。
ここで注意すべき点は「指定工事業者の有無」です。
多くのビルでは、建物管理の観点から貸主が指定した工事会社が施工をすることが取り決められています。この場合、自社で工事会社を探す必要はありません。
※契約書に原状回復は指定の工事会社で施工する旨の記載があった場合は、下記を確認して移転スケジュールを組みましょう。
・お見積り作成期間はどれくらいか。
・原状回復の工事期間はどれくらいか。
・着工のどれくらい前に発注が必要か。
２【引越6ヶ月前~引越2ヶ月前】レイアウト・内装デザインのプランニング
移転する物件が決まったら、内装について検討していきます。具体的な項目は以下のとおりです。
・レイアウト・内装デザイン要項の決定
・オフィス家具の発注
・各種施工会社の選定
・電話回線・インターネット回線の移転手続き
各種施工会社の選定について
レイアウト要項がまとまった後、各種工事会社に内容を共有しましょう。金額比較のために、相見積もりが必要な場合もあると思います。
その際は多くても3社程度に収めることをオススメします。声をかける会社が多いと内容の共有や見積のやり取りに時間がかかりますので、最低限に収めるようにしましょう。
※施工会社を選ぶときは、以下の項目を確認しておきましょう。
・実績が豊富か
・ワンストップで依頼できるか
・スムーズにやりとりができるか
電話回線・インターネット回線の移転手続きについて
意外と忘れがちな項目が電話回線、インターネット回線の移転手続きです。
契約キャリアや申し込みプランによっても変わりますが、新しいビルでの回線開通作業に2週間~1ヶ月の時間がかかります。電話線、LAN線の工事は開通確認ができて完了になりますので、開通時期を工事会社と共有して進めるようにしましょう。
（引越し日ぎりぎりでの開通になると、何らかのトラブルがあった際に、営業開始日の後ろ倒しにつながることもあります。ご注意ください。）
また、電話番号は同区内での引越しであれば変更不要と認識している方も多いですが、エリアによっては変更が必要です。物件が決まった段階で早めに確認をしましょう。
移転案内状、社内製作物の確認について
物件が決まるとオフィスの住所が変更になります。お取引のある会社へご移転の案内状を送ることはもちろん、ウェブサイトや名刺、封筒、パンフレット、印鑑等、住所変更に伴い作り直しが必要な物はたくさんありますので漏れがないよう対応しましょう。
３【引越2ヶ月前~引越】入居工事~原状回復工事
新オフィスのレイアウトなどが決まったら、いよいよ工事に入ります。
・原状回復工事の発注
・入居工事の工程、現場確認
・移転説明会の実施
4【引越~1ヶ月後】引越~退去
オフィスの工事が終わったら、いよいよ移転作業の開始です。以下の段取りで進めていきましょう。
・引越し
・原状回復工事確認、引き渡し
・各種行政手続き
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